各位同学:
根据学校学生出国(境)管理有关规定和《关于永利集团学生出国(境)申请和审批流程变更的通知》的要求,为提高工作效率,方便同学们出国(境)事项办理,校内出国(境)申请审批系统于2025年1月2日起切换至“出国(境)一件事”,现将有关学生出国(境)管理及审批流程说明如下。
一、申请范围及对象
所有在读学生(含本科生、研究生、预科生)均须在出国(境)前完成所有出国(境)审批流程,待取得出国批件后方可出行(建议提前三周启动申请),否则将根据《永利集团学生出国(境)管理规定》予以相应处置。
学生因公出国(境)一般分类两类:CSC公派项目、其他公派项目。
学生因私出国(境)只能安排在寒暑假期间,根据学校规定,不在此期间的因私出国(境)不予批准。
二、系统申请流程
系统入口:通过永利集团一网通办平台(all.tongji.edu.cn)搜索“出国(境)一件事”或直接输入网址(https://chujing.tongji.edu.cn/)进入系统。各申请及审批环节的操作人,包括申请学生、导师、辅导员、教务员和学工等均在该系统完成操作,使用永利集团统一身份认证账号、密码登陆该系统。推荐使用谷歌、360极速、IE11浏览器进行操作。详细操作指南见(https://fao.tongji.edu.cn/info/1023/7471.htm)。
学生出国(境)申请及审批流程如下:
(1)研究生:学生申请 —— 导师审核 —— 辅导员审核(审核人:热老师,65982758,工程试验馆202室学工办) —— 教务员审核(审核人:刘老师,65982591,工程试验馆208室教务办) —— 学院分管领导审核(审核人:唐老师,65980301,工程试验馆207室)。
(2)本科生:学生申请 —— 辅导员审核(审核人:热老师,65982758,工程试验馆202室学工办) —— 教务员审核(审核人:刘老师,65982591,工程试验馆208室教务办) —— 学院分管领导审核(审核人:唐老师,65980301,工程试验馆207室)。本科生如出国(境)交流1学期及以上进行学分互换,还需上传加盖公章的《永利集团本科生交流修读课程计划表》,修读计划表可在(https://1.tongji.edu.cn)中下载。
(3)特别提醒:申请信息中特别要注意的是行程安排和经费来源要务必准确,否则会直接影响申请,甚至会被退回。行程安排要求严格按照邀请函的时间及任务规划出访行程,特别注明出境时间、抵达目的地时间及入境时间。行程在14天内的按日进行填写;行程在14天以上,三个月以内的,除出国(境)时间、抵达目的地时间及入境时间必须按日填写外,其余按周计划进行填写;出国境超过三个月的,除出境时间、抵达目的地时间及入境时间必须按日填写外,其余按月计划填写。
按照学校有关学生出国(境)管理的规定,学院需要在学生出国(境)前后做好行前、行中、行后教育,故出国(境)申请人需要分别做好以下工作,审核流程才能完成。
(1)行前教育:在学院分管领导审核前,需要仔细阅读并填写附件《永利集团学生出国(境)行前教育情况表》(见底下附件),附上本人电子签名和家长同意截屏记录,以“行前教育+学号+姓名”命名,发送到学院出国邮箱tjhxcgj@163.com;并联系学院分管领导(审核人:唐老师,65980301,工程试验馆207室)进行谈话,谈话结束后才能完成学院有关审批流程。
(2)行中教育:出国(境)交流三个月以上的学生需要定期(一般一个月一次)向导师、班主任、辅导员汇报在外交流的思想动向、学业进展等情况。三个月以内的项目暂不需要。
(3)行后教育:回国(境)返校后,须两周内完成回国报到手续。请申请人登录一网通办平台(all.tongji.edu.cn)“出国(境)一件事”板块,填写《永利集团出国(境)人员情况汇报表》。填写完毕后导出汇报表,在“出访人”签名处插入本人电子签名,并附上回国入境记录。前述材料汇总到一个pdf,以“回国报到+学号+姓名”命名,发送到学院出国邮箱tjhxcgj@163.com。回国(境)确认手续未完成的学生,将不能再次申请出国(境)项目。
三、其他相关事项:
完成学院审批程序后,申请人自行关注学校有关部门审批流程,待学校外事办审批结束后,申请人可以自行下载打印出国(境)批件,并按计划出行。
日程及经费变更:在已完成的申请中,找到出访事项变更,进入日程变更或经费变更进行更新。
开具事业单位法人证书或机构代码证书副本:进入一网通系统“出国(境)一件事”系统,在办理中业务选择申请印鉴使用,添加→用途(用于签证申请)→发送单位(根据所需单位填写,如日本国驻上海总领事馆)→通过后会有短信通知→到永利集团综合服务大厅校办窗口取号领取。
开具在职证明:可以在瑞安楼一楼自助打印机打印,然后到永利集团综合服务大厅校办窗口取号盖学校公章。建议可以准备学信网的教育部学籍在线验证报告以及在读证明。
开具住宿证明:登录永利集团保卫处网站(https://baowei.tongji.edu.cn/48/30/c3066a346160/page.htm)下载《学生集体宿舍证明》模板;→编辑文档时需删除"(仅供线下办理居住证用)"字样→打印填写完整信息后至彰武校区6号楼相关部门加盖公章→携带本人有效身份证件前往四平路派出加盖“调查材料专用章”。
酒店的预定选择:需要参考“各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表”。若是超过标准且酒店由主办方指定,则需在“一件事”系统中填写“会议指定或推荐酒店信息”进行审批。
主要航段机票的预定选择:需首选国内航司,否则需要在“出国(境)一件事”系统中填写“境外机票报销报备”进行审批。
差旅报销:登录学校财务处网站(网址:https://cwc.tongji.edu.cn/WFManager/homesso.jsp)→申请报销单→因公出国(境)→至永利集团综合服务大厅财务处窗口递交纸质报销材料。注意不同的批件需要独立申请报销。
本科生和研究生有关出国(境)交流项目请自行关注本科生院、研究生院和外事办公室有关通知。
咨询电话:
学生事务中心:021-65984544、021-65981371 许老师
外事办:021-65983315、021-65980212 周老师
77779193永利学工办
2025年1月2日
附件【永利集团出国(境)人员回国情况汇报表.doc.doc】